بعضی اوقات تصور می شود CRM فقط یک ابزار نرم افزاری می باشد، اما در واقع چیزی است که به شما و فعالیت تجاری شما کمک می کند تا بر مشتریانتان تمرکز داشته باشید.
«نرم افزار مدیریت مشتری» این امکان را به سازمان می دهد تا فرصت های بالقوه در ارتباط با مشتریان را به منبع درآمدی تبدیل کند. در حقیقت CRM یک استراتژی کسب و کار است که هدف آن بهینه سازی فرایندهای سازمان و افزایش سود و درآمدزایی و مدیریت اثربخش بوسیله سیستم یکپارچه می باشد.

انواع CRM

چهار نوع اصلی CRM وجود دارد که معیار انتخاب هر کدام، اهداف سازمان می باشد و هر کدام از انواع CRM بر یکی از جنبه های مدیریت ارتباط با مشتری و چرخه عمر مشتری تمرکز دارد.

1- Prospecting or Acquisition
این نوع از CRM بر جذب مشتریان جدید تمرکز دارد. این نوع CRM مشتریان بالقوه را به گروه هایی با مشخصات و خصوصیات مشترک تقسیم می نماید.

2- Layalty Focused
هدف این نوع از CRM بدست آوردن و نگهداشتن مشتریان وفادار می باشد. در این نوع CRM سازمان مشخص می کند چه مشتریانی می خواهند وفادار بمانند. بدست آوردن این اطلاعات ویژه سازمانها را در رسیدن به همان سطحی که یک تلاش بازاریابی مشتری وفادار می سازد با هزینه پایین تر قادر می سازد. چرا که تلاشها متمرکزتر، پاسخ مشتریان بیشتر و هزینه ها پایین تر است.

3- Wellet - Shared increase
شرکت ها می توانند از این نوع CRM برای افزایش میزان پولی که هر مشتری مایل به خرج کردن است استفاده کنند.

4- Retention/Win back
این سیستم بر حفظ و نگهداری مشتری و بازگرداندن مشتریانی که سازمان را ترک کرده اند تمرکز دارد، به وسیله تمرکز بر شناسایی مشتریانی که خیلی تمایل به ترک دارند و مشتریانی که خیلی تمایل به ماندن دارند. یک شرکت می تواند بر تلاش های نگهداری مشتریان سوددهی که تمایل به ترک دارند تمرکز کند. این نوع CRM همچنین بر بازاریابی و بازگرداندن مشتریانی که قبلاً سازمان را ترک کرده اند تمرکز می کند. گاهی اوقات نگهداری برخی مشتریان خاص صرفه اقتصادی ندارد. حتی ممکن است هزینه زمانی و مالی که این مشتریان تحمیل می کنند از سودی که می رسانند بیشتر باشد. این نوع CRM سازمان را قادر می سازد که مشتریان وفادار و سود ده را از مشتریان غیر وفادار و غیر سودده تفکیک کند.

CRM مشاركتي، عبارت است از توصيف همكاري استراتژيك و تاكتيكي سازمانهاي عموماً جدا در زنجيره ي تأمين، براي شناسایی، جذب، حفظ و توسعه ي پر سود تر مشتريان. به عنوان مثال، توليد كنندگان كالاهاي مصرف كننده و خرده فروشان، براي خدمت  مؤثر تر ميتوانند افراد، فرايندها و فناوري ها را براي خدمت مؤثرتر و كارآتر به خريداران هم تراز كنند. آنها از روشهايي چون بازاريابي مشترک، مدیریت طبقه، پیش بینی مشارکتی، توسعه مشترك محصول جديد و تحقيقات بازاريابي مشترك استفاده مي كنند.

CRM تعاملی از فناوری های سی آر ام، براي ارتباط برقر ار كردن و داد و ستد در مرزهاي سازمان استفاده مي كند.

اگرچه فناوری های سنتی ای چون: پست دریایی، پست هوايي، تلفن و نمابر قادرند تا اين كارها را انجام دهند، اما فناوري هاي امروزي تري چون تبادل الکترونیکی داده  EDI، پورتالها، کسب و کار الکترونیک، صوت از طریق پروتکل اینترنتی VOIP، برگزاری کنفرانس، اتاقهای چت، فرومهای وبی و ایمیل به این نوع ارتباطات و داد و ستد اطلاق می شود. CRM تعاملي امكان به اشتراك گذاري اطلاعات با ارزش تري را در طول زنجيره ي تأمين مي دهد.

برخی فروشندگان فناوری  CRM، نرم افزارهای کاربردی مدیریت ارتباط با شریک را توسعه داده اند که شرکت ها را قادر می سازد تا نظامهای زیست بومی پیچیده ی کانال شریک را مدیریت و هزینه های مدیریت شریک یا کانال را کاهش دهند. برنامه های کاربردی PRM اغلب برای مدیریت ترفیع های شریک، استفاده می شدند. یک تولیدکننده ی کالاهای مشتریان می تواند دو جین یا بیشتر برنامه های تبلیغاتی مختلف همکاری داشته باشد که به طور همزمان در حال اجرا هستند. PRM به شرکت ها اجازه می دهد تا توزیع سرمایه گذاری را مدریت کنند. ترفیعات را برنامه ریزی و کنترل کرده و خروجی ها ر اندازه بگیرند. گاهی اوقات عبارت CRM تعاملی برای توصیف کاربرد فناوری های مشابه در ارتباط داخلی، مثلا بین عملیات فروش، بازاریابی یا خدمات رسانی استفاده می شود.

CRM تحلیلی مسائلی چون: بدست آوردن، ذخیره سازی، استخراج، یکپارچه سازی، تفسیر، توزیع، استفاده و گزارش داده های مربوط به مشتری به منظور ارتقای ارزش از دیدگاه سازمان و مشتری را فراهم می کند. داده های مربوط به مشتری ممکن است در مخازن گستره ی سازمان مثل داده های فروش (تاریخچه ی‌خرید)، داده های مالی (تاریخچه‌ی پرداخت، امتیاز اعتبار)، داده های بازاریابی (داده های پروژه های بازاریابی، شماهای وفاداری) و داده های سرویس دهی یافت شوند.به این مخازن داده ی داخلی، داده هایی از منابع خارجی نیز می توان افزود. به عنوان مثال: داده های Geo-demographic و شیوه ی زندگی از سازمانهای کسب و کار هوشمند.

با ابزارهای نرم افزار کاربردی داده کاوی، یک سازمان می تواند این داده ها را با پرسش و پاسخ های هوشمند مورد تحقیق قرار دهد و برای سوالاتی چون: با ارزشترین مشتریان چه کسانی هستند؟ کدام مشتریان بیشترین تمایل را برای پیوست به رقبا دارند؟ کدام مشتریان بیشتر علاقه را برای واکنش به یک پیشنهاد ویژه دارند؟ پاسخ مناسبی فراهم آورد.

سی آر ام تحلیلی به هنوان بخشی لازم الاجرا در بسیاری پیاده سازی های CRM شناخته شده است. اما نوع عملیاتی آن در تلاش است تا بدون اطلاعات کامل در مورد مشتری به کارآیی کامل برسد.

CRM عملیاتی می تواند سازمانها را برای تصمیم گیری در مورد اینکه روشهای فروش باید بین کدام گروههای مشتریان تفاوت کند، هدایت می کند. به مشتریان با ارزش باالقوه ی بالاتر، ممکن است فروش چهره به چهره پیشنهاد شود، به مشتریان با ارزش پایین تر ممکن است با فروش از راه دور تماس حاصل کرد. علاوه بر این احتمالا برای بخشی خاص، با استفاده از تحلیل مشتری، محتوا و سبک ارتباطات مشتریان می تواند سازگار گردد؛ انجام این کار احتمال اینکه یک پیشنهاد ارائه شده، توسط مشری پذیرفته شود را بالاتر می برد.

از دیدگاه مشتری، CRM تحلیلی می تواند راه حل های به موقع و شخصی سازی شده ای را برای حل مشکلات مشتری ارائه دهد، بنا بر این رضایت مشتری را زیاد می کند. از دیدگاه شرکت، CRM تحلیلی منظره ای از برنامه های قوی تر فروش چند محصولی و فروش تزایدی و برنامه های موثرتر حفظ و جذب مشتری را پیشنهاد می دهد.

اصطلاح CRM یا مدیریت ارتباط با مشتری از اوائل سال 1990 به کار برده می شد. از آن زمان تا کنون، تلاشهای زیادی برای مشخص کردن دامنه crm انجام شده است که در انتها اشاره خواهیم کرد. به عنوان الگوی کسب و کار و سازمانی نسبتا رشد نیافته، هنوز توافقی درباره اینکه چه چیزی CRM محسوب می شود صورت نگرفته است. با این وجود در مورد مخفف سه حرفی CRM  بحث شده است. به عنوان مثال اگرچه اغب مردم می دانند که CRM به معنای مدیریت ارتباط با مشتری است، دیگران از این مخفف به معنای جالب ِ «بازاریابی ارتباط با مشتری» استفاده کرده اند.

سازمانهای فناوری اطلاعات، تمایل داشته اند که از CRM به عنوان نرم افزارهای کاربری که کارکردهای بازاریابی، فروش و خدمات‌رسانی کسب کار را خودکارسازی می کنند، توصیف کنند. این برداشت CRM را با فناوری یکسان درنظر میگیرد. اگرچه بازار نرم افزار CRM امروزه با بازیگران متعدد، جمعیت زیادی پیدا کرده است، شروع آن زمانی بود که "تام سابیل" ، شرکت Inc Siebel Systems را بنا نهاد، استفاده از واژه‌ی CRM  میتواند به همان دوره بازگردد. سازمان تحقیقات فناوری Foreter، تخمین می زند که هزینه جهانی صرف شده بر فناوری های CRM تا سال 2010 سالانه به 11 میلیارد دلار آمریکا خواهد رسید. افراد دیگری که بر جنبه های مدیریت به جای فناوری تأکید دارند، ادعا می کنند که CRM  روشی با قاعده برای توسعه و حفظ ارتباطات سودرسان مشتری بوده و فناوری می تواند نقشی در آن نداشته باشد.

برخی تفاوت دیدگاهها با در نظر گرفتن اینکه چندین نوع مختلف CRM  شناسایی شده، می تواند روشن شود: راهبردی، عملیاتی، تحلیل و تعاملی؛ که در ادامه تشریح می شوند.

تعریف های مختلف از CRM

-          CRM  اصطلاحی در صنعت اطلاعات است برای روشها، قابلبتهای نرم افزاری و اینترنی که به یک سازمان جهت مدیریت ارتباط با مشتری به شکلی سازمان یافته کمک می کند.

-          CRM  رویه ی مدیریت تمامی جنبه های کنشهای متقابل یک شرکت با مشتریانش است که شامل: مشتری یابی، فروش و خدمت رسانی می باشد. نرم افزارهای کاربردی CRM   در تلاشند تا با ایجاد بصیرت در ارتباطات مشتری/سازمان و بوسیله ی تلفیق تمامی این دیدگاهها از کنشهای متقابل با مشتری، به یک تصویر واحد، به بهبود ارتباطات مشتری/سازمان دست یابند.

-          CRM   روشی یکپارچه برای شناسایی، جذب و حفظ مشتریان است. CRM    با توانمند ساختن سازمانها در مدیریت و هماهنگی با مراودات مشتریان بین چند کانال، بخش خطوط کسب و کار یا نواحی جغرافیایی، به آنها کمک می کند تا ارزش کنش متقابل با هر مشتری را حداکثر ساخته و عملکرد برتر شرکت را به جلو برانند.

-          CRM   سیستم یکپارچه اطلاعاتی ای ست که برای برنامه ریزی، زمان بندی و کنترل فعالیت های پیش از فروش و پس از فروش در یک سازمان به کار می رود. CRM   تمامی جنبه هایی را که با پیش بینی ها و مشتریان سر و کار دارند که شامل: مرکز تلفن، نیروی فروش، بازاریابی، پشتیبانی فنی و خدمات پای کار (تعمیر در محل)، می شود، در بر می گیرد. هدف اولیه ی CRM ، بهبود رشد درازمدت و سود دهی به وسیله درک بهتر از رفتاری مشتری می باشد. هدف CRM ، فرام آوردن بازخوری کارآتر و یکپارچگی بهبود یافته تر برای تخمین نره بازگشت سرمایه (ROI) در این زمینه ها می باشد.

-          CRM  یک استراتژی کسب و کار است که سود دهی، درآمد و رضایتمندی مشتری را با سازماندهی حول بخشهای مشتری، پیش بینی رفتاری که مشتریان را رضایتمند می سازد و پیاده سازی فرآیندهای مشتری محور، حداکثر می سازد.

انواع CRM

-          راهبردی Strategic: CRM  راهبردی، استراتژی کسب و کار مشتری محوری است که هدفش جذب و حفظ مشتریان پرسود می باشد.

-          عملیاتی Operational: CRM  عملیاتی، بر خودکارسازی فرآیندهای طرف مشتری مثل فروش، بازاریابی و خدمات مشتری تمرکز دارد.

-          تحلیلی Analytical: CRM  تحلیل، بر جنبه های هوش کاوی داده های مربوط به مشتری برای مقاصد استراتژیک یا فنی تمرکز دارد.

-          تعاملی Collaborative: CRM  تعاملی (مشارکتی)، فناوری را در مرزهای سازمان به همراه دیدگاهی برای بهینه سازی سازمان، شرکا و ارزش از دید مشتری به کاری می گیرد.